Міністерством освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
До таких документів відносяться:
дипломи про освіту;
сертифікати про присвоєння вчених звань;
атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
Міністерством юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
До таких документів відносяться:
свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
Міністерством закордонних справ України – на всіх інших видах документів.
Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами.
Апостиль не проставляється:
на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Порядок подання документів у Міністерстві закордонних справ України
Відділ апостилю, легалізації та витребування документів Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:
довідки, видані архівними установами України;
довідки про стан здоров'я;
довідки, видані органами МВС України;
інші офіційні документи.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
паспорт заявника;
оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля.
22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)
Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом «Apostille» (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.
Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).
Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.
У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відносинах лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.
Конвенція не поширюється:
на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;
на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.