Дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном вчиняють нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Порядок вчинення нотаріальних дій консульською посадовою особою (далі – консул) визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.
Мова нотаріального діловодства
Нотаріальне діловодство в дипломатичних представництвах та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Місце та загальний порядок вчинення нотаріальних дій
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні Посольства у дні та години прийому відвідувачів.
Для отримання послуги потрібно записатися на прийом: go.mfa.gov.ua.
Нотаріально посвідчувані довіреності та заяви підписуються у присутності консула.
При вчиненні нотаріальних дій консул установлює особу громадянина, який особисто звернувся за вчиненням нотаріальної дії. Встановлення особи здійснюється за дійсним паспортним документом.
Необхідні документи:
1) паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт) та копію першої сторінки або паспорт громадянина України (внутрішній паспорт) та копії сторінок з відмітками;
2) видана українськими податковими органами довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (індивідуальний податковий номер, ІПН) та її копію;
3) довідка/витяг на підтвердження адреси місця проживання (в Україні та в Болгарії) та її копію;
4) свідоцтво про розірвання шлюбу (шлюбів) або рішення суду про розірвання шлюбу (шлюбів) з відміткою про набрання законної сили – у разі оформлення заяви, необхідної для укладення шлюбу у Болгарії та їх копії;
5) квитанція про сплату консульського збору (оплата збору можлива лише у відділенні ASSET Bank після перевірки документів консулом та видачі квитанції);
6) заява щодо вчинення нотаріальної дії (відповідний бланк видається під час консульського прийому);
Проєкти довіреностей та заяв готуються консулом. У разі наявності тексту довіреності або заяви, рекомендованого українським нотаріусом, такі проєкти необхідно заздалегідь надсилати у форматі Word на електронну адресу Посольства: [email protected] із зазначенням дати запису на прийом.
Відкладення вчинення нотаріальної дії та відмова в її вчиненні
Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також з інших підстав, передбачених законодавством України.
Консул відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:
- учинення такої дії суперечить законові;
- не подані відомості (інформація) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії;
- дія не підлягає вчиненню консулом;
- з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа, особа, цивільна дієздатність якої обмежена, або представник, який не має необхідних повноважень;
- в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи:
ЗВЕРТАЄМО УВАГУ!
Своїм особистим підписом заявник підтверджує вірність викладеного в тексті. У цьому зв’язку варто бути максимально уважними!
Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.
Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе виключно заявник.
Посвідчення документів болгарськими нотаріусами
Справжність підпису на довіреності чи заяві може бути засвідчена не лише українським консулом, але й болгарським нотаріусом.
При цьому звертаємо увагу, що відповідно до Договору між Україною та Республікою Болгарія «Про правову допомогу в цивільних справах», документи, які складені або засвідчені на території Болгарії органом або спеціально уповноваженою на це особою в межах їх компетенції і в установленій формі та засвідчені офіційною печаткою, приймаються на території України без будь-якого спеціального засвідчення. Те саме стосується і засвідчення підпису громадянина, копій і перекладів документів.
Шановні громадяни України! Для вчинення консульської дії необхідно надати оригінали та копії всіх зазначених у переліку документів !!!
ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ "ЕЛЕКТРОННИЙ КОНСУЛ" Е-КОНСУЛ
1️⃣ Автоматизовані нотаріальні послуги
Клієнт самостійно обирає тип документа і заповнює шаблон онлайн.
Під час візиту необхідно лише підписати підготовлений документ.
Доступні послуги (натисніть для початку оформлення):
Переваги: швидше та простіше оформлення, менше ручної підготовки, зменшення вірогідності помилки.
2️⃣ Традиційний порядок нотаріальних послуг
Зареєструйтеся на нотаріальну послугу в е-Черзі, оберіть потрібну послугу:
Засвідчення вірності копій документів і виписок з них
Засвідчення вірності підпису на документах
Засвідчення заяви
Майнова довіреність
Немайнова довіреність
Посвідчення заповітів
Посвідчення факту, що фізична особа є живою
приготуйте текст документа у форматі *.docx (за потреби, скористайтеся консультацією нотаріуса);
готувати та надсилати текст не потрібно, якщо плануєте отримати один із наступних документів:
заява про відмову від спадщини
заява про прийняття спадщини
заява-згода другого з подружжя на придбання нерухомого майна
заява-згода другого з подружжя на продаж нерухомого майна
заява про неперебування у шлюбі
заява-згода на виїзд неповнолітньої дитини за кордон
Перед візитом надішліть файл з текстом на email:
Тема листа: ВАШЕ ПРІЗВИЩЕ (нотаріат)
Обробка листів — автоматична. Недотримання вимог = втрата листа.
На обрані під час реєстрації дату і час завітайте до консульського підрозділу Посольства
Документи, які необхідно надати під час візиту:
Загальні положення:
УВАГА! Після посвідчення документа зміни до нього не вносяться. У разі виявлені помилки, формується новий документ з повторною оплатою.
📬 Надсилання та реєстрація довіреності в Україні
Після посвідчення довіреності в Посольстві, довіритель самостійно надсилає до України:
Ці документи потрібно передати довіреній особі, яка буде діяти від імені довірителя.
📌 Що робить довірена особа після отримання документів:
Подає оригінал довіреності до будь-якого нотаріуса в Україні — незалежно від форми власності (державний чи приватний).
Нотаріус реєструє довіреність у Єдиному реєстрі довіреностей України.
Лише після реєстрації довіреність набуває юридичної сили на території України, і довірена особа має право:
представляти інтереси довірителя;
підписувати документи;
виконувати інші дії, передбачені довіреністю.
⚠️ Без реєстрації в Україні така довіреність не вважається дійсною і не може бути використана за призначенням.